فایل اداری یکی از وسایل مهم مبلمان اداری جهت بایگانی و نگهداری از اسناد کاغذی در پوشه‌های پرونده است. در ساده‌ترین حالت ممکن، فایل اداری محفظه‌ای برای کشوهایی است که اقلامی در آن ذخیره و نگهداری می‌شود. رایج‌ترین اشکال فایل اداری، کمدهای عمودی و فایل‌های جانبی هستند.
فایل اداری
فایل اداری به‌منظور کاهش زمان در یافتن پرونده‌های اداری طراحی و ساخته می‌شوند. در این مطلب به انواع فایل اداری و نکات مهم برای خرید یک محصول مفید برای شرکت‌ها اشاره میکنیم.
انواع فایل اداری از نظر جنس و متریال ساخت
فایل‌های اداری موجود در بازار از جنس‌های مختلف زیر هستند:
- فایل اداری با روکش چوب یا لمینت
فایل یا کمدهای بایگانی با ظاهری چوبی، حالت سنتی به فضای شرکت می‌دهند. این فایل‌ها ارزان‌تر از مدل‌های چوبی هستند. اگر هزینه زیادی ندارید و می‌خواهید نمای چوبی و کلاسیک فضا حفظ شود، فایل با روکش لمینت یا چوب بهترین گزینه برای شما خواهد بود. این محصول را می‌توانید در یک رنگ ثابت و کاملاً شیک و مدرن تهیه و خریداری کنید.
- فایل اداری چوبی
پیشنهاد ایدئال ما برای مبلمان اداری چوبی، استفاده از فایل اداری چوبی است. این محصول از چوب اصل ساخته می‌شود. ازاین‌رو گران‌ترین مدل در بین انواع فایل‌های اداری است. کارکرد فایل اداری چوبی بسیار بالاست. اما در برابر آتش‌سوزی به‌اندازه فلز دوام ندارد.
- فایل اداری فلزی
این نوع فایل از فلزاتی همچون آلومینیوم یا فولاد ساخته می‌شود و بسیار بادوام است. محفظه‌های فایل اداری فلزی، در برابر هر گونه آسیب محیطی اعم از آتش‌وآب ایمن و مقاوم است. برخی مدل‌های این محصولات، ضدسرقت نیز هستند.
- فایل اداری پلاستیکی
بسیار سبک و از نظر هزینه مقرون‌به‌صرفه هستند. فایل اداری پلاستیکی شاید از نظر ظاهری تمامی چیزی را که بخواهید به شما ارائه دهد. اما در طول زمان، پایداری لازم را ندارد. همچنین از نظر امنیت قفل کشوها، به‌اندازه ایمنی فایل‌های چوبی و فلزی نیستند. همچنین در برابر حوادث آتش‌سوزی آسیب جدی می‌بینند.
نکات مهم و ضروری در خرید فایل اداری
فایل‌های اداری موجود در بازار بسیار متنوع و گوناگون هستند. به همین دلیل ممکن است در هنگام خرید نتوانید محصول دلخواه و موردنظرتان را انتخاب کنید. پیشنهاد میکنیم قبل از خرید نکات و موارد زیر را در نظر داشته باشید تا خرید هوشمندانه و اقتصادی داشته باشید:
- ابعاد و اندازه فایل
سایز و اندازه فایل به مقدار اسناد شما بستگی دارد. قرار است چه میزان اسناد را بایگانی کنید؟ آیا اسناد را می‌توان تا کرد؟ در حال حاضر مقدار مدارک و پرونده‌های اداری شما چقدر است؟ ممکن است در آینده به حجم اسناد شما اضافه شود و نیاز به فضای ذخیره‌سازی بیشتر داشته باشید؟
چنانچه پرونده‌های شما به‌مرور زیاد می‌شوند، خرید یک فایل اداری عمودی برای شما مناسب خواهد بود. هرچند کشوهای آن کوچک‌تر است. اگر قصد خرید کمد یا فایل اداری جانبی دارید که در امتداد دیوار قرار بگیرد، اطمینان حاصل کنید که درب یا میز یا صندلی شما مانع از باز شدن درب آن نمی‌شود.
- نوع فایل اداری
کمدهای اداری در انواع مختلف عمودی، جانبی، متحرک، قفسه باز و تخت طراحی و ساخته می‌شود. شما باتوجه‌به نیاز خود یکی از انواع مدل‌ها را انتخاب و خریداری نمایید.
- مقاومت و ایمنی در برابر آتش‌سوزی
اگر اسناد و مدارک شما مهم و غیرقابل‌تعویض هستند، یک فایل اداری نسوز از پرونده‌های اداری‌تان در مقابل آتش‌وآب محافظت کامل می‌کند.
- میزان امنیت قفل و کاهش احتمال سرقت اسناد
به‌طورکلی اسناد مهم و محرمانه را باید دور از چشم دیگران نگهداشت. هنگام خرید فایل اداری، به میزان ایمنی و بسته‌شدن ایمن قفل دقت کافی داشته باشید.
- زیبایی ظاهری
اگر از فایل اداری در اتاق پشتی و فقط برای ذخیره‌سازی اسناد استفاده می‌کنید، زیبایی و نمای ظاهری آن اهمیت چندانی ندارد. اما چنانچه این محصول فضای قابل‌توجهی از اتاق کار و در معرض دید مشتریان قرار دارد، ظاهر فایل اداری اهمیتی دوچندان پیدا می‌کند.
